CRM a medida o CRM estándar: cuándo compensa desarrollar uno propio
Un CRM estándar puede ser suficiente o convertirse en un corsé. Cómo saber qué necesita tu negocio antes de invertir.
Un CRM es la herramienta donde un negocio guarda y gestiona la relación con sus clientes: contactos, oportunidades, pedidos, seguimientos y tareas. Muchas pymes empiezan con hojas de cálculo, y llega un momento en que se quedan cortas. Entonces aparece la duda: ¿contratar un CRM estándar o desarrollar uno a medida?
Qué ofrece un CRM estándar
Los CRM comerciales están pensados para servir a muchas empresas a la vez.
- A favor: se pueden empezar a usar enseguida, tienen funciones probadas y el proveedor se ocupa del mantenimiento.
- A tener en cuenta: pagas por usuario y por funcionalidades, y tu proceso tiene que adaptarse a cómo está pensado el programa.
Para muchos negocios es la opción correcta, sobre todo si su forma de vender es parecida a la de la mayoría.
Qué ofrece un CRM a medida
Un CRM a medida se diseña alrededor de tu proceso, no al revés.
- A favor: solo tiene lo que necesitas, con tu vocabulario y tus pasos, y se puede conectar directamente con tus otras herramientas.
- A tener en cuenta: requiere una inversión inicial de desarrollo y un mantenimiento posterior.
Señales de que necesitas una herramienta propia
- Tu proceso no encaja en ningún CRM que hayas probado, o tienes que forzarlo con trucos.
- Pasas datos a mano de un programa a otro todos los días.
- Pagas por muchas funciones que no usas y te faltan las dos que sí necesitas.
- Dependes de una persona que es la única que entiende la hoja de cálculo central.
- Necesitas conectar clientes, pedidos, stock o facturación entre sistemas que no se hablan.
Antes de decidir
Haz este ejercicio: describe en una página, paso a paso, qué ocurre desde que entra un contacto nuevo hasta que se convierte en cliente y se le factura. Con ese documento podrás comprobar si un CRM estándar cubre tu proceso o si cada paso necesita un apaño.
Si un producto estándar encaja, es la opción más sensata. Desarrollar a medida tiene sentido cuando la herramienta genérica te obliga a trabajar peor.
Un enfoque intermedio
No siempre hay que elegir entre todo o nada. A veces lo mejor es mantener un CRM estándar y desarrollar a medida solo la pieza que falta: una integración, un informe o una automatización concreta.
Puedes ver cómo se plantea este tipo de proyectos en automatización y CRM o en ejemplos reales como el generador de informes PRL.